Le terme webinaire désigne un séminaire organisé en ligne. Basé sur l'utilisation d'outils de visioconférence, il peut répondre à des besoins de communication et de formation pour des petites et moyennes entreprises. Tour d'horizon des bonnes pratiques à respecter pour réussir l'organisation d'un webinaire, et des outils qui peuvent être utilisés.
Les intérêts du webinaire pour l'entreprise
Le terme webinaire (webinar en anglais) est la contraction des mots web et séminaire. Il s'agit donc d'un séminaire proposé en ligne, basé sur des outils de visio-conférence.Pour une entreprise, les enjeux peuvent être variés :
- Mettre en place une formation à distance en évitant des coûts de déplacement,
- Mobiliser sur un laps de temps précis des salariés,
- Toucher de nouveaux prospects avec une forme de communication innovante...
- Formation auprès de nouveaux employés,
- Présentation d'un bilan financier,
- Proposition commerciale auprès d'un prospect,
- Invitation d'un partenaire pour évaluer l'avancement d'un projet...
Ils se déroulent en ligne, à une heure précise, et avec un certain nombre d'invités. Le nombre de participants peut être restreint ou déterminé par l'outil de conférence en ligne utilisé.
Bonnes pratiques et organisation
Les principes du webinaire
De nombreux outils facilitent l'organisation d'un webinaire en entreprise. Certains sont payants, d'autres sont gratuits. La plupart sont délivrés en mode SaaS et donc accessibles par le biais d'un navigateur web.Les outils mis à la disposition des professionnels sont nombreux et peuvent s'adapter aux diverses contraintes. Néanmoins, pour qu'une réunion virtuelle puisse remplir ses objectifs, certaines bonnes pratiques doivent être respectées.
Etablir les objectifs du webinaire
Le webinaire peut être proposé à des audiences plus ou moins importantes, sur des sujets variés. La première chose à faire est donc de définir ses objectifs.Cela permet de cadrer les interventions et le cercle des personnes participantes.
Exemple : une réunion de comité directeur avec une dizaine d'invités n'aura pas la même organisation ni les mêmes objectifs que la formation des salariés à un nouveau logiciel.
Plus le webinaire est spécialisé, plus l'audience peut être réduite. Cela a également une incidence sur le temps de parole donné aux intervenants, ou la possibilité de parole laissée aux participants.
Organiser le webinaire
Plusieurs étapes peuvent être suivies pour une organisation optimale du webinaire.- Inviter les participants par mail et s'assurer que l'invitation a été reçue,
- Vérifier que l'outil utilisé pour le webinaire est accessible depuis les ordinateurs des participants,
- Définir la confidentialité de l'événement, en proposant une inscription avec un code d'accès par exemple,
- Définir les rôles des intervenants et des auditeurs : quels sont les participants qui auront la parole pendant le webinaire, et dans quel cadre ? Une séance de questions-réponses peut-elle être organisée ?
- Paramétrer un outil de messagerie instantanée pour communiquer avec des participants qui auraient des soucis techniques pendant le webinaire, sans que cela ne coupe la parole à l'intervenant.
Certains outils proposent un enregistrement du webinaire et une diffusion possible sur internet. Cela peut présenter une alternative intéressante en cas d'absence de certains invités, ou si le webinaire peut être utilisé ensuite dans le cadre de la formation dans l'entreprise.
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